Polisi ICT

Versi Bahasa Melayu | English Version

1.0 PENGENALAN

UTHM komited untuk mewujudkan persekitaran teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) yang memenuhi kehendak pelanggan. UTHM bertanggungjawab untuk menyediakan persekitaran ICT yang dapat memberi sumbangan ke arah pencapaian kecemerlangan akademik melalui pentadbiran yang cekap dan berkesan. Kemudahan ICT yang mencukupi dan terkini adalah penting bagi memastikan mutu pengajaran dan pembelajaran berkualiti bagi menghasilkan graduan yang berprestasi tinggi. Disamping itu melalui kemudahan ICT akan dapat membantu kerja-kerja inovasi, penyelidikan dan pembangunan bagi mencapai sasaran universiti dan meningkatkan penghasilan penerbitan yang berkualiti melalui warga universiti yang sentiasa mengamalkan budaya ICT.

2.1. Administrator password adalah kata laluan bagi pentadbir sistem.

2.2. Alamat Internet Protocol (IP) adalah alamat yang diberikan kepada sesuatu perkakasan ICT untuk berkomunikasi di dalam rangkaian komputer dan internet.

2.3. Antivirus adalah perisian yang digunakan untuk mencegah, mengesan dan membuang pengganggu sistem komputer termasuk virus komputer, pepijat komputer dan lain-lain.

2.4. Attachment/email attachment adalah fail komputer (lampiran) yang dihantar bersekali dengan mesej surat elektronik.

2.5. Automatic Voltage Regulator (AVR) adalah perkakasan elektrik yang digunakan untuk menstabilkan voltan elektrik secara automatik.

2.6. Backup adalah proses melakukan sokongan dengan melakukan salinan data di mana ia digunakan untuk capaian data semula sekiranya selepas berlakunya kerosakan/kehilangan data asal.

2.7. Backup System adalah sistem sokongan yang tersedia bagi menyokong sistem utama/induk sekiranya berlaku kegagalan sistem utama/induk untuk berfungsi.

2.8. Backup tape adalah perkakasan berbentuk pita yang digunakan untuk menyimpan sejumlah simpanan data sebagai rujukan, sokongan ataupun pertukaran.

2.9. CDO adalah Chief Digital Officer atau Ketua Pegawai Digital Universiti.

2.10. Client-server adalah pengguna kepada pelayan melalui sistem rangkaian yang melibatkan servis yang disediakan oleh penyedia sumber yang dikenali sebagai pelayan dan pemohon servis tersebut yang dikenali sebagai pengguna.

2.11. Daemon adalah program komputer yang dilaksanakan di belakang tabir tanpa interaksi pengguna.

2.12. Depositor adalah penyimpan dokumen repositori institusi.

2.13. Downtime adalah tempoh masa sesuatu sistem komputer tidak dapat digunakan.

2.14. External storage adalah storan di luar komputer yang boleh menyimpan maklumat dalam bentuk yang boleh diterima komputer.

2.15. Firewall adalah perisian atau perkakasan keselamatan yang bertujuan untuk melindungi sistem komputer atau rangkaian daripada diceroboh.

2.16. Freeware adalah perisian yang diedarkan percuma oleh pembuat perisian tersebut.

2.17. Hacking adalah proses cubaan menceroboh melalui pelbagai cara untuk menggunakan sesuatu sistem komputer secara tidak sah.

2.18. ICT ( Information and Communications Technology ) ditakrifkan sebagai aktiviti-aktiviti yang berkaitan dengan pengumpulan, pemprosesan, penyimpanan dan penyebaran data dengan penggunaan sistem maklumat berkomputer yang merangkumi aspek perkakasan, perisian, rangkaian/komunikasi dan pembangunan aplikasi sistem serta peralatan komunikasi yang lain.

2.19. Install adalah tindakan memasang perkakasan atau perisian ke dalam sistem komputer.

2.20. Intrusion Detection System (IDS) adalah merupakan perisian, perkakasan ataupun gabungan kedua-duanya untuk memantau rangkaian dan aktiviti sistem yang mencurigakan serta berkemungkinan mendatangkan kegagalan kepada sistem atau rangkaian.

2.21. Intrusion Prevention System (IPS) merupakan perkakasan/perisian yang memantau dan menyekat aktiviti yang mencurigakan dalam rangkaian.

2.22. Integriti adalah konsep konsisten dalam tindakan, nilai, cara, pengukuran, prinsip, penilaian dan hasil.

2.23. JKICTU adalah Jawatankuasa ICT Universiti.

2.24. JPPTM adalah Jawatankuasa Penilaian dan Perolehan Teknologi Maklumat.

2.25. JPPS adalah Jawatankuasa Penentuan Pembangunan Sistem.

2.26. Keperluan ICT Akademik adalah persekitaran ICT yang menyokong aktiviti akademik universiti.

2.27. Kod Jahat (Malicious code) adalah kod yang dibina untuk merosakkan data dan sistem operasi.

2.28. Letterbomb adalah mesej emel yang mengandungi data untuk melakukan kerosakan kepada data, komputer pengguna dan rangkaian yang terlibat.

2.29. Lightning Arrestor adalah perkakasan yang digunakan oleh sistem kuasa elektrik dan telekomunikasi untuk melindungi insulasi dan konduktor sistem daripada kerosakan akibat petir.

2.30. Mailbox adalah satu fail yang dimiliki oleh seseorang pengguna dalam sesebuah komputer yang menerima surat elektronik yang tersedia disimpan untuk pengguna membacanya. Ia juga mengandungi maklumat alamat surat elektronik dalam senarai persendirian ataupun senarai pelayan surat elektronik.

2.31. Ofensif adalah perbuatan lain bagi menggodam yang digunakan oleh para penggodam siber apabila satu-satu serangan dilakukan kepada sistem atau rangkaian.

2.32. OKU (Orang Kurang Upaya) mengikut Akta Orang Kurang Upaya 2008 adalah seseorang yang mempunyai ketidakupayaan jangka masa panjang dari segi fizikal, mental, intelektual atau pancaindera yang apabila berhadapan dengan pelbagai halangan mungkin tidak dapat melibatkan diri sepenuhnya dan secara efektif dalam masyarakat.

2.33. Pattern adalah jenis yang sama ataupun berulang bagi sesuatu kejadian ataupun objek, kadangkala merujuk kepada elemen ataupun satu set objek.

2.34. Pemilik adalah merupakan entiti yang boleh meluluskan atau menolak akses kepada data dan bertanggungjawab ke atas ketepatan dan integriti data serta sentiasa dikemaskini.

2.35. Penggunaaan Insidental adalah penggunaan sumber-sumber Universiti selain dari tujuan atau tugas rasmi.

2.36. Pepijat adalah kesilapan yang terkandung dalam perisian.

2.37. Persekitaran ICT merangkumi infrastruktur, perkakasan, perisian, perkhidmatan, latihan dan penyelenggaraan.

2.38. Polisi ICT adalah suatu dasar panduan bagi menyedia, mengurus, melaksana dan mempertingkatkan kemudahan ICT.

2.39. Postmaster adalah senarai alamat hubungan surat elektronik yang dihubungkan kepada rangkaian. Kadangkala, ianya dikenali sebagai pentadbir sistem surat elektronik.

2.40. Power Socket adalah perkakasan penyambungan elektrik untuk membolehkan penyambungan bekalan elektrik agar boleh berfungsi menyalurkan kuasa elektrik di dalam sesebuah bangunan.

2.41. Repositori adalah sebuah lokasi untuk penyimpanan lazimnya untuk keselamatan dan pemuliharaan.

2.42. Repositori Institusi adalah tempat untuk mengumpul, menyimpan dan menyebarkan hasil ilmiah sesebuah institusi secara atas talian (online) terutamanya bagi sebuah institusi penyelidikan atau Universiti.

2.43. Root adalah capaian aras pentadbir sistem di mana ia boleh memberi kawalan penuh ke atas sesuatu server.

2.44. Scan engine adalah perisian yang digunakan untuk menyemak atau mengesan virus.

2.45. Shareware adalah perisian yang dikongsi dan disebarkan secara percuma untuk tempoh yang telah ditetapkan oleh pembangun sistem.

2.46. Smoke Detector adalah perkakasan untuk mengesan asap terutamanya sebagai pengesan kebakaran.

2.47. Spam adalah emel yang menghantar mesej yang tidak relevan dan seterusnya menghasilkan insiden jenayah siber.

2.48. Super-user adalah pentadbir sistem.

2.49. Surge Arrestor adalah perkakasan yang dipasang diantara alat komunikasi dan penyambung kabel coaxial ataupun diantara dua alatan komunikasi untuk melindungi peralatan tersebut rosak akibat voltan tinggi.

2.50. Teks Penuh (Full text) adalah keseluruhan dokumen boleh dicapai tidak hanya abstrak atau petikan dokumen.

2.51. Teknologi ICT Hijau adalah merujuk kepada amalan dari segi pengeluaran, penggunaan dan pelupusan komputer, pelayan (server) serta alat-alat aksesori seperti monitor, tetikus, pencetak dan peralatan rangkaian secara berkesan dan efektif dengan memberi kesan yang minima atau tiada kesan terhadap alam sekitar.

2.52. Trunking adalah perkakasan plastik ataupun besi yang digunakan sebagai pelindung dan laluan kepada wayar/kabel tersebut.

2.53. Uninterruptible Power Supply (UPS) adalah peralatan elektrik yang menyediakan bekalan kuasa elektrik bagi tujuan sokongan apabila berlaku kegagalan sistem kuasa, biasanya untuk tujuan kecemasan dengan menggunakan sistem kuasa kecemasan ataupun generator tersedia.

2.54. Virus Komputer adalah program yang boleh meniru dirinya sendiri seterusnya disebar daripada satu komputer ke komputer yang lain bagi tujuan yang jahat.

Polisi ini sebagai panduan kepada universiti bagi menyedia dan mempertingkatkan kemudahan ICT untuk mencapai kecemerlangan akademik dan kecekapan pengurusan.

Objektif Polisi ICT ini adalah untuk memastikan perkara-perkara berikut dilaksanakan iaitu :

4.1 Perancangan ICT selaras dengan misi dan visi serta hala tuju universiti.

4.2 Perolehan ICT mengikut piawaian yang ditetapkan dan kos efektif.

4.3 Kemudahan ICT Universiti diurus dan diselenggara dengan cekap.

4.4 Kawalan keselamatan ICT dikuatkuasakan mengikut prosidur.

4.5 Penggunaan ICT mematuhi etika dan peraturan.

4.6 Pembudayaan ICT akan tercapai dilaksanakan bagi seluruh warga universiti.

4.7 Penyediaan Prasarana e-pembelajaran yang terkini.

5.1 Untuk mencapai matlamat dan objektif Polisi ICT, UTHM menetapkan prinsip-prinsip asas seperti berikut:-

a) Kemudahan ICT Pentadbiran

i. Semua Ketua PTJ :

a. Kategori Staf Akademik
Diperuntukkan sebuah komputer peribadi (Personal Computer-PC) dan sebuah pencetak.

b. Kategori staf bukan akademik (Pentadbiran) diperuntukkan sebuah komputer peribadi (PC). komputer riba dan sebuah pencetak.

ii. Semua staf pentadbiran dari kumpulan pengurusan dan professional yang bertaraf tetap/kontrak diperuntukkan dengan sebuah komputer peribadi (PC) dan sebuah pencetak tertakluk kepada peruntukkan semasa universiti.

iii. Pemberian komputer riba kepada staf pentadbiran dari kumpulan pengurusan dan professional dan sokongan yang bertaraf tetap adalah tertakluk kepada pekeliling semasa universiti.

iv. Setiap Pusat Tanggungjawab (PTj) dilengkapi dengan keperluan seperti dibawah tertakluk kepada peruntukkan semasa universiti.

a. Komputer peribadi (PC) yang mencukupi.

b. Satu pencetak berwarna.

c. Satu pencetak multifungsi.

d. Komputer riba bagi kegunaan Pentadbiran dengan nisbah komputer riba kepada staf pentadbiran 1:5 tertakluk kepada bilangan komputer riba minimum 1 dan maksimum 5.

e. Pencetak bagi kegunaan pentadbiran dengan nisbah pencetak kepada staf pentadbiran dengan 1:5 tertakluk kepada bilangan minimum 1.

b) Kemudahan ICT Staf Akademik dan Pelajar

i. Semua staf akademik bertaraf tetap diperuntukkan sebuah Notebook/Tablet/PC dan pencetak melalui Baucar Bantuan komputer riba kepada Staf Akademik Universiti.

ii. Semua staf akademik bertaraf kontrak diperuntukkan sebuah komputer riba dengan nisbah 1:1 disertakan dengan pencetak.

iii. Peruntukan kemudahan ICT untuk post-doctoral dan Tutor perlu mendapatkan surat sokongan daripada Ketua PTj.

iv. Kemudahan komputer disediakan kepada pelajar sepenuh masa dengan sasaran nisbah 1:5.

c) Prasarana ICT

i. Setiap PC dilengkapkan dengan perisian asas seperti sistem pengoperasian, word-processor, spreadsheet, presentation software, pelayar web dan antivirus bagi tujuan akademik dan pentadbiran.

ii. Semua Dewan/ Bilik Kuliah/ Bilik Seminar/ ruang pejabat dan mana-mana ruang yang menjalankan aktiviti pentadbiran, pengajaran dan pembelajaran akan disediakan kemudahan rangkaian komputer dan capaian internet.

iii. Dewan/Bilik kuliah dilengkapi dengan kemudahan e-pembelajaran dan kemudahan-kemudahan lain mengikut keperluan.

iv. Menyediakan prasarana yang menyokong kemudahan pengajaran dan pembelajaran berasaskan multimedia dan courseware.

v. Menyediakan kemudahan perpustakaan digital terkini.

vi. Menyediakan prasarana bagi menyokong kemudahan penggunaan sistem automasi (e-pengurusan).

vii. Menyediakan perisian dan perkakasan untuk sidang video dengan kelengkapan terkini.

viii. Setiap pengguna diberi kemudahan jalur lebar yang bersesuaian dengan keperluan dan teknologi semasa.

ix. Sistem komputer beroperasi 24 jam sehari dengan kadar downtime yang minima.

x. PTj boleh menyediakan kemudahan pencetak di makmal sekiranya diperlukan.

d) Infostruktur ICT

Semua pembangunan sistem yang diperlukan oleh mana-mana PTj perlu mendapat kelulusan dari JKICTU bagi tujuan penyelarasan keperluan teknikal seperti pangkalan data, integrasi, infrastruktur dan lain-lain keperluan berkaitan.

i. Menyedia dan membangunkan sistem aplikasi terkini berdasarkan keperluan universiti.

ii. Semua pembangunan sistem secara dalaman yang diperlukan oleh mana-mana PTj perlu mendapat;

a. Perakuan daripada JPPS dan

b. Kelulusan daripada JKICTU.

iii. Semua pembangunan / perolehan sistem secara Outsource yang diperlukan oleh mana-mana PTj perlu mendapat ;

a. Sokongan dari JPPTM dan

b. Perakuan dari JPPS serta

c. Kelulusan dari JKICTU.

e) Am

Staf yang telah tamat perkhidmatan di UTHM atau bercuti melebihi 3 bulan dikehendaki memulangkan semula kemudahan ICT yang telah diperuntukkan.

5.2 Pihak universiti melalui JKICTU boleh mempertimbangkan permohonan untuk mendapatkan kemudahan ICT selain daripada yang dinyatakan di atas mengikut keperluan.

5.3 Bagi mewujudkan persekitaran ICT ke arah pencapaian kecemerlangan akademik dan kecekapan pentadbiran, universiti perlu menyediakan peruntukan yang mencukupi bagi membiayai perolehan prasarana ICT dan pembangunan aplikasi sistem.

5.4 Staf yang bersara dan pernah diperuntukkan kemudahan komputer riba semasa tempoh perkhidmatannya akan diberikan kemudahan untuk memiliki komputer riba tersebut sebagai sumbangan dari Universiti tertakluk kepada pekeliling Universiti yang berkuatkuasa.

5.5 Penyediaan perkakasan dan perisian bagi staf dan pelajar Orang Kurang Upaya (OKU) adalah perlu mematuhi garis panduan yang dikeluarkan oleh universiti.

5.6 Mematuhi pengurusan laman sesawang (web) berdasarkan kepada Pekeliling dan Garis Panduan yang dikeluarkan oleh Universiti dan Kerajaan.

6.1 Skop

Polisi ini digunakan di UTHM dan semua cawangan UTHM yang hanya merangkumi perkara-perkara yang berkaitan dengan ICT.

6.2 Tanggungjawab

Struktur tadbir urus pengurusan ICT universiti adalah seperti Rajah 1.0.

Rajah 1

Rajah 1.0 : Struktur Tadbir Urus Pengurusan ICT Universiti.
6.2.1 Jawatankuasa Eksekutif

Jawatankuasa universiti yang menentukan pelaksanaan dasar pengurusan pentadbiran dan pengurusan kewangan universiti.

6.2.2 Ketua Pegawai Maklumat Universiti
(Chief Digital Officer – CDO)

a) Pelantikan CDO

i. Seorang CDO Universiti hendaklah dilantik oleh Naib Canselor daripada mana-mana Pegawai Universiti yang pada pertimbangannya bersesuaian untuk menjalankan tugas dan fungsi sebagai CDO.

ii. Seseorang pegawai yang telah diberi kuasa menjalankan tugas berkenaan boleh dengan surat cara bertulis, mewakilkan kuasa berkenaan kepada mana-mana pegawai lain, bagi tempoh tidak melebihi tujuh (07) hari bekerja atau apa-apa tempoh yang dibenarkan oleh Naib Canselor.

iii. Jika bagi suatu tempoh yang lama CDO tersebut tidak berupaya untuk menjalankan mana-mana daripada fungsi jawatannya oleh sebab sakit, cuti atau apa-apa sebab lain, mana-mana Pegawai Universiti lain yang bersesuaian boleh dilantik oleh Naib Canselor bagi menjalankan tugas CDO tersebut.

b) Peranan CDO
CDO akan melaksanakan peranannya seperti berikut:

i. Menjadi peneraju perubahan melalui penjajaran Pelan Strategik ICT (ISP) UTHM dengan keperluan Pelan Strategik UTHM dan Sektor Awam.
a. Memacu Perancangan Strategik ICT UTHM; dan
b. Mengukuh tadbir urus ICT UTHM.

ii. Menjadi peneraju dalam Pengukuhan Dasar, Standard dan Amalan Terbaik Global
a. Memacu pemakaian (adoption) Enterprise Architecture (EA);
b. Memacu kesesuaian peraturan /dasar/standard/amalan terbaik dalam pelaksanaan Sistem Pentadbiran Elektronik; dan
c. Memacu pelaksanaan perkhidmatan guna sama ICT (lCT shared services) dalam UTHM.

iii. Peneraju Penggalakan Pembudayaan ICT (ICT Acculturation) dalam Sistem Penyampaian Perkhidmatan UTHM.
a. Memacu hala tuju penjajaran program ICT UTHM.

iv. Menjadi peneraju inovasi melalui aplikasi kerajaan elektronik, Infrastruktur dan keselamatan ICT
a. Mengenal pasti perkhidmatan generasi baru (new generation services); dan
b. Memacu perkongsian maklumat ke arah perkhidmatan merentas agensi (cross-agency).

6.2.2 JAWATANKUASA ICT UNIVERSITI (JKICTU)

JKICTU berperanan dalam pengubalan dasar, penetapan hala
tuju dan strategi bagi mencapai matlamat ICT Universiti termasuk penguatkuasaan, pematuhan dan pemantauan pada Polisi ICT.
Pusat Teknologi Maklumat bertindak sebagai Urusetia.
Skop bidang tugas adalah seperti di Lampiran 1.

6.2.3 JAWATANKUASA PENILAIAN DAN PEROLEHAN TEKNOLOGI
MAKLUMAT (JPPTM)

JPPTM ditubuhkan di Pusat Teknologi Maklumat berperanan
untuk menilai dan memperakukan spesifikasi teknikal bagi
permohonan perolehan ICT PTj. JPPTM bertannggungjawab
kepada JKICTU. Skop bidang tugas adalah seperti di Lampiran
2.

6.2.4 JAWATANKUASA PENENTUAN PEMBANGUNAN SISTEM (JPPS)

JPPS ditubuhkan untuk penentuan keutamaan pembangunan sistem baru dan menaiktaraf sistem sedia ada yang akan dibangunkan. Pusat Teknologi Maklumat bertindak sebagai urusetia dan JPPS bertanggungjawab kepada JKICTU. Skop bidang tugas adalah seperti di Lampiran 3.

Semua perkakasan, perisian dan kelengkapan ICT yang disediakan mestilah mempunyai ciri-ciri berikut:-

7.1 Mengambil kira teknologi versi terkini, dengan mengambilkira ciri-ciri teknologi hijau dan mampu dipertingkatkan.

7.2 Perkakasan dan perisian ICT mestilah mempunyai keterkaitan (connectivity) dengan Rangkaian Komputer Setempat (LocalArea Network-LAN), Rangkaian Komputer Meluas (Wide Area Network -WAN) dan komputer sedia ada.

7.3 Berupaya untuk memindahkan data dan maklumat dari satu komputer/peranti ke komputer/peranti yang lain.

7.4 Membolehkan sistem komputer yang dibangunkan secara dalaman.

7.5 Mestilah mesra pengguna (user friendly) dan hanya memerlukan latihan yang minima.

7.6 Mestilah mempunyai keserasian dengan sistem ICT sedia ada.

7.7 Perisian yang digunapakai perlu mempunyai lesen yang sah.

7.8 Mematuhi keperluan perundangan termasuk perkara-perkara yang berkait dengan kesihatan pekerja, isu-isu keselamatan dan hakcipta perisian.

8.1 Perancangan ICT perlu selaras dengan agenda ICT Negara dan memenuhi dasar, peraturan dan garis panduan yang ditentukan oleh Kerajaan Malaysia.

8.2 Perancangan ICT perlu memenuhi fungsi dan keperluan UTHM dalam pengajaran, pembelajaran, penyelidikan, penerbitan, perundingan, pentadbiran dan pengurusan.

8.3 Keperluan ICT bagi akademik dan pentadbiran dirancang dan dilaksanakan secara bersama di antara PTj dan Pusat Teknologi Maklumat.

8.4 Pusat Teknologi Maklumat bertanggungjawab dalam merancang dan melaksanakan keperluan ICT dan perlu diperakui oleh JKICTU Universiti.

8.5 Perancangan ICT di semua PTj perlu dikemukakan kepada JTPTj untuk diperakui oleh JKICTU sebelum dilaksanakan.

9.1 Pemilik repositori institusi adalah Perpustakaan UTHM.

9.2 Pengurusan dan pentadbiran sistem repositori adalah usaha bersama Perpustakaan dan Pusat Teknologi Maklumat.

9.3 Repositori institusi merangkumi:
9.3.1 Buku
9.3.2 Tesis/Disertasi
9.3.3 Artikel/Terbitan Berkala
9.3.4 Kertas Projek
9.3.5 Nota Kuliah
9.3.6 Laporan
9.3.7 Slaid/Video/Imej
9.3.8 Perisian

9.4 Semua bahan repositori perlu didigitalkan sepenuhnya (full text).

9.5 Semua bahan repositori mestilah boleh dicapai oleh:
9.5.1 Staf dan Pelajar : Kebolehcapaian teks penuh.
9.5.2 Keahlian Luar : Kebolehcapaian teks penuh.
9.5.3 Pengguna Awam : Kebolehcapaian abstrak.

9.6 Staf dan pelajar atau mana-mana PTj perlu menyerahkan hasil karya (Rujuk pada item 9.3.2 dan 9.3.4) dalam bentuk digital kepada Perpustakaan.

9.7 Staf dan pelajar perlu menyerahkan hasil karya (Rujuk pada item 9.3.1, 9.3.3, 9.3.5, 9.3.6, 9.3.7) dalam bentuk digital atau bercetak kepada Perpustakaan.

9.8 Isu-isu yang berkaitan dengan hakcipta tertakluk kepada undang-undang, akta dan peraturan sedia ada.

9.9 Universiti tidak bertanggungjawab ke atas apa-apa salahlaku hakcipta yang dilakukan oleh depositor.

10.1 Permohonan perolehan keperluan ICT termasuk naiktaraf (upgrade), penggantian (replacement) dan pembaikan perlu dimajukan kepada Jawatankuasa Penentuan Teknikal Sebutharga PTj (JTPTj).

10.2 JTPTj akan membuat penyemakan spesifikasi teknikal dan seterusnya memajukan permohonan kepada JPPTM dengan menggunakan Borang Permohonan Kelulusan Spesifikasi Alat berserta dengan spesifikasi perolehan. Borang permohonan adalah seperti di Lampiran 4.
10.3 JPPTM akan membuat penilaian sebelum memperakukan untuk kelulusan.Jika perolehan bernilai RM 200,000.00 dan ke atas, perakuan oleh JKICTU diperlukan.

10.4 Jika spesifikasi teknikal telah diluluskan, tatacara perolehan seterusnya adalah mengikut amalan prosedur perolehan sedia ada.

10.5 Semua dokumen perjanjian kontrak perlu disemak oleh Unit Perundangan UTHM sebelum ditandatangani oleh PTj dan pembekal.

10.6 Satu salinan dokumen perjanjian kontrak yang telah ditandatangani hendaklah dikemukakan kepada Pejabat Bendahari dan Pejabat Penasihat Undang-Undang.

10.7 Perolehan komputer riba, komputer peribadi (PC), pencetak dan toner/cartridge adalah dipusatkan dibawah tanggungjawab Pusat Teknologi Maklumat kecuali perolehan yang menggunakan geran penyelidikan, perolehan melalui projek-projek pembangunan dan alatan yang dihubungkan secara terus dengan mesin.

10.8 Carta alir proses perolehan ICT adalah seperti di Lampiran 5.

11.1 Semua perolehan perkakasan, perisian dan kelengkapan yang dibekalkan mestilah mempunyai jadual penyenggaraan yang terperinci yang disediakan oleh pembekal peralatan. Jadual penyenggaraan perlu dipatuhi dan dipantau oleh PTj yang berkenaan selagi ia masih dalam tempoh jaminan. Penyenggaraan dan baik pulih perkakasan, perisian dan rangkaian yang telah melepasi tempoh jaminan termasuk perolehan yang dibuat oleh PTj perlu dimaklumkan kepada PTM untuk tujuan pemusatan. Pemantauan penyenggaraan juga perlu dilakukan secara berjadual oleh PTM.

11.3 Semua penyenggaraan perkakasan dilaksanakan berpandukan Prosedur Penyenggaraan Alatan ICT berdasarkan aduan pengguna (PSR-14) yang didaftarkan di bawah MS ISO 9001:2000.

Dalam memastikan warga universiti mahir ICT, beberapa polisi latihan ICT telah dirangka seperti berikut:

12.1 Setiap staf baharu perlu diberi pendedahan berkaitan sistem-sistem dan aplikasi-aplikasi Universiti.

12.2 Setiap staf perlu melalui latihan ICT tertakluk kepada Dasar Latihan Universiti atau Pekeliling Latihan Universiti yang berkuatkuasa.

12.3 Menyediakan latihan khusus kepada staf mengikut skim perkhidmatan dan skop tugas.

12.4 Memberi pendedahan kepada pelajar berkaitan teknologi terkini, aplikasi dan kemahiran ICT.

12.5 Kursus/latihan boleh ditawarkan kepada pihak luar tertakluk kepada peraturan Universiti.

Pemasangan, penempatan, penggunaan dan penjagaan kelengkapan ICT hendaklah mengikut prosedur keselamatan berdasarkan kepada Garis Panduan Keselamatan dan Etika Penggunaan ICT.

14.1 Semua pelupusan kelengkapan ICT mestilah mendapat sokongan daripada JPPTM dengan menggunakan borang seperti di Lampiran 6, sebelum dimajukan kepada Jawatankuasa Pelupusan dan Kehilangan (JKPK).

14.2 Proses pelupusan kelengkapan ICT berpandukan kepada Prosedur Pengurusan Peralatan Makmal (PSR-18) yang didaftarkan di bawah MS ISO 9001 dengan merujuk kepada Arahan Kerja Proses Pelupusan Peralatan/Bahan (AK/04).

14.3 Atas dasar keselamatan dan kerahsiaan maklumat Universiti, semua perkakasan yang mempunyai storan data perlu disalin ke storan data lain dan data yang tersimpan pada storan perkakasan berkenaan perlu dihapuskan sebelum dilupuskan.

15.1 Pemusatan adalah proses menempatkan peralatan ICT bagi tujuan gunasama warga universiti seperti yang ditetapkan oleh pengurusan tertinggi universiti.

15.2 Pemusatan peralatan ICT adalah satu langkah untuk meningkatkan lagi tahap penggunaan, kecekapan dan pada masa yang sama mengurangkan kos.

15.3 Pemusatan peralatan ICT dilakukan kepada peralatan ICT yang boleh digunasama seperti komputer, perisian, pencetak dan lain-lain peralatan ICT.

15.4 Pelaksanaan pemusatan peralatan ICT ini dipertanggungjawabkan kepada Pusat Teknologi Maklumat.

16.1 Kajian semula dan pindaan polisi ICT Universiti boleh dibuat dari semasa ke semasa mengikut keperluan dengan keizinan Lembaga Pengarah Universiti.

16.2 Polisi ICT ini hendaklah berkuatkuasa dari tarikh ia diluluskan oleh Lembaga Pengarah universiti.

16.3 Polisi ICT ini hendaklah dibaca bersama ;

i. Dasar Pemberian Baucar Komputer Kepada Staf Pentadbiran Dan Staf Akademik UTHM,

ii. Garis Panduan Keselamatan dan Etika Pengguna serta

iii. Dasar atau polisi lain mengenai pengurusan ICT UTHM yang berkuatkuasa.

17.1 Hak Milik UTHM
a. Semua kemudahan dan perkhidmatan ICT yang disediakan oleh universiti adalah hak milik mutlak universiti kecuali peralatan ICT yang dibeli melalui kaedah bantuan baucar komputer riba (BBKR).

b. Universiti memberi hak pemilikan peralatan ICT kepada staf yang menggunakan kemudahan BBKR dan staf bertanggungjawab menyelenggara dan menggantikan peralatan yang rosak / hilang dengan menggunakan peruntukkan kewangan sendiri.

c. Walau bagaimanapun, UTHM mempunyai hak milik terhadap peralatan ICT sekiranya staf mengambil kemudahan BBKR bersama dengan kemudahan pinjaman komputer. Staf akan memiliki peralatan ICT tersebut setelah keseluruhan pinjaman tersebut selesai dibayar oleh staf.

d. Perkakasan dan perisian ICT yang menjadi hak milik UTHM perlu dilekatkan dengan pelekat “Hak milik UTHM”.

e. Segala fail elektronik yang dihasilkan, dicetak, dihantar dan diterima atau disimpan pada perkakasan/komputer yang dimiliki, disewa atau ditadbir urus di bawah pengurusan dan pengawalan pihak UTHM adalah menjadi hak milik UTHM kecuali dibuktikan sebaliknya termasuk fail elektronik berkaitan tugas rasmi di UTHM yang terdapat pada peralatan ICT yang dibeli melalui kaedah bantuan baucar komputer (BBKR).

17.2 Hak Milik Peribadi

a) Pengguna yang menggunakan perkhidmatan, kemudahan ICT dan rangkaian di universiti melalui peralatan ICT peribadi adalah dibenarkan dan perlu mematuhi Polisi ICT yang ditetapkan.

b) Pihak universiti tidak bertanggungjawab terhadap sebarang penyalahgunaan oleh pengguna.

c) Pengguna boleh dikenakan tindakan di bawah mana – mana Akta yang berkuatkuasa sekiranya terdapat aduan berkaitan salah laku staf yang melibatkan Akta – Akta tersebut.

18.1 Penggunaan Incidental

a) Penggunaan incidental terhadap sumber ICT Universiti adalah terhad kepada misi dan aktiviti Universiti sahaja.

b) Pengguna yang layak adalah diberikan akses untuk menyokong pengajaran dan pembelajaran, menjalankan tugas sebagai seorang staf atau lain-lain aktiviti rasmi atau yang diluluskan oleh Universiti sahaja.

c) Sebarang penggunaan incidental secara peribadi hendaklah:
i. Tidak menyebabkan sebarang kos yang boleh diukur kepada Universiti.
ii. Tidak melanggar polisi atau undang-undang Universiti.
iii. Tidak mendedahkan Universiti kepada risiko yang tidak perlu.
iv. Tidak menggangu pelaksanaan tugas atau tanggungjawab seorang staf Universiti.
v. Tidak menggangu prestasi infrastruktur & rangkaian, infostruktur dan pengguna.

d) Storan fail atau dokumen elektronik yang disimpan dalam sistem Universiti hendaklah mempunyai saiz yang minima.

e) Segala fail dan dokumen termasuk fail dan dokumen peribadi pengguna adalah kepunyaan Universiti dan boleh dicapai berdasarkan kepada keperluan dan peraturan Universiti.

18.2 Pematuhan dan Pelanggaran Polisi ICT

a) Pematuhan ini perlu digunapakai oleh semua pengguna UTHM dan polisi ini telah digubal mengikut kesesuaian UTHM selaras dengan Akta – Akta kerajaan.

b) Aduan rasmi tentang pelanggaran peraturan atau polisi ICT boleh dibuat melalui sistem aduan dalam talian yang disediakan.

c) Polisi ICT Universiti hendaklah mematuhi keperluan perundangan atau peraturan berkaitan Akta-Akta kerajaan.

18.3 Tindakan dan hukuman

a) Tindakan awal bagi mana-mana kes yang berbentuk kritikal seperti ancaman keselamatan individu, fizikal atau maklumat boleh diambil dengan cara penggantungan sementara hak atau keistimewaan pengguna terhadap sumber-sumber ICT.

b) Jenis tindakan atau hukuman apabila kesalahan dapat dibuktikan akan diputuskan oleh Jawatankuasa Tatatertib Universiti atau jawatankuasa yang setaraf dengannya.

c) Kegagalan mematuhi semua arahan berkaitan keselamatan fizikal ICT, keselamatan dokumen/maklumat terperingkat dan/atau perlindungan data peribadi sehingga menyebabkan kerugian, kemudaratan atau kemusnahan, boleh menyebabkan individu yang terlibat dikenakan tindakan tatatertib dan/atau tindakan surcaj mengikut mana yang bersesuaian. Universiti juga berhak mengambil tindakan undang-undang kepada individu terlibat sekiranya wajar dan munasabah.